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PREPARE-SE PARA NEGOCIAR
Cada dia mais presente nas ações cotidianas dos executivos, a negociação tem adquirido importância crescente no desempenho das empresas. É na habilidade do negociador que muitas vezes encontramos a diferença entre lucro e prejuízo de um empreendimento.
Dependendo da forma como é conduzida, uma negociação também pode ser responsável pela manutenção ou pelo rompimento de relações comerciais.
Negociação tem muitas semelhanças com uma partida de xadrez. Em ambas é preciso conhecer o outro "jogador", planejar cada ação com cuidado; usar estratégias e táticas para obter melhores posições e quase sempre, ceder peças para ganhar outras em troca. A grande diferença é que, numa negociação ideal, as partes envolvidas encerram o jogo igualmente vitoriosas.
Poderíamos dizer que NEGOCIAÇÃO é um processo em que partes distintas buscam a aceitação de suas idéias, interesses ou propósitos, tendo como objetivo comum o alcance de um resultado consensual que satisfaça a expectativa de ambas. Para tanto é fundamental que haja de lado a lado, COMUNICAÇÃO, MOTIVAÇÃO E HABILIDADE PARA TOMAR DECISÕES E ADMINISTRAR CONFLITOS.
As partes envolvidas devem, ao término do processo, estar convencidas de que tiveram oportunidade de argumentar, de que suas idéias foram ouvidas e plenamente entendidas e de que o resultado final foi maior que a soma das contribuições individuais.
Como atributos fundamentais e indispensáveis, o negociador deve ter habilidade no relacionamento interpessoal, dispor de uma tecnologia de negociação e ainda possuir pleno conhecimento do seu negócio. Sobe
Entre outras palavras, o bom negociador precisa utilizar uma metodologia que lhe permita, durante o processo de negociação:
Revelar suas forças e ao mesmo tempo ocultar suas fraquezas.
Conhecer a outra parte e suas necessidades.
Apresentar os argumentos conforme características do outro negociador.
Desenvolver comportamentos que gerem confiança, evitando os que possam causar desconfiança.
Saber ouvir e comunicar.
Criar um clima de cooperação e ser flexível.
E isso não é tudo. É igualmente necessário planejar, executar e controlar a negociação, utilizar "estratégias e táticas" para tornar a argumentação atraente e, assim, sensibilizar a outra parte, e desenvolver a capacidade de fazer concessões e superar impasses.
Também é importante obter a maior quantidade possível de informações acerca do projeto de negociação, levantar dados relativos ao mercado, a concorrência, ações governamentais e aspectos financeiros que possam afetar o que está sendo negociado, além dos potenciais benefícios à clientela. Sobe
NEGOCIAÇÃO PASSO A PASSO
Para tornar mais fácil a sistematização, dividimos o processo de negociação em etapas:
1. Preparação - é o planejamento inicial. O outro negociador ainda não está presente. Nessa fase é feito um histórico das relações entre as partes; são listados os nossos objetivos ideais e reais (o máximo desejável e o mínimo necessário, sob nosso ponto de vista); faz-se o levantamento das necessidades, motivações e expectativas da outra parte; executa-se o planejamento das concessões (as mais importantes devem ser feitas por último); planeja-se a solução para os eventuais conflitos e impasses; e programa-se o encontro que se dará na etapa seguinte.
2. Abertura - O objetivo central da abertura é criar um clima propício à negociação. É imprescindível deixar o outro à vontade. Uma conversa amena (as famosas "abobrinhas") ajuda a reduzir a tensão. Também é a hora de definir seu objetivo, sem esquecer de destacar os benefícios mútuos que sua proposta pode trazer. Depois, deve-se definir como as partes trabalharão.
3. Exploração - na etapa exploração, a mais esquecida pelo negociador brasileiro, procura-se captar as necessidades e expectativas da outra parte. Devemos assumir a postura de ouvinte. Quanto mais ouvirmos, mais informações teremos.
4. Apresentação - uma boa frase para iniciar esta etapa é: "com base nas informações que você acaba de me dar, gostaria de..." É nessa etapa que você expõe sua proposta ao outro, e faz a descrição dos seus produtos, serviços ou idéias, salientando os pontos que a outra parte considera mais importante e que foram descobertos por você na etapa anterior. Em seguida, mostra as soluções e benefícios que sua proposta oferece ao outro negociador. É o momento de "vender seu peixe".
5. Clarificação - durante a clarificação deve-se tirar todas as dúvidas que restarem da apresentação. É o caso de perguntar: "Algo do que falei precisa de informações adicionais? Nunca pergunte "o que você não entendeu?" Nessa etapa esteja preparado para responder às objeções, aceite as razões do outro e se antecipe, levantando dúvidas potenciais.
6. Ação Final - aqui acontece o fechamento do negócio. Tudo correrá bem se as fases anteriores tiverem sido bem desenvolvidas. Esteja atento aos sinais de aceitação à sua proposta. Em todo caso, torne a proposta reversível (para avaliar o ônus da decisão por parte do outro negociador). Apresente opções e relembre vantagens e desvantagens, enfatizando sempre as vantagens. Proponha uma data para demonstração ou até mesmo sugira o fechamento do negócio.
7. Controle e Avaliação - como aconteceu na preparação, as etapas de controle e avaliação são desenvolvidas individualmente, sem a presença de outra parte. Muitos negociadores as ignoram e consideram tudo acabado após a ação final. Entretanto resta controlar o que foi acertado (seja em termos de custos, prazos ou condições) e tornar as medidas necessárias ao cumprimento do que foi negociado. Deve-se ainda comparar o previsto com o realizado na negociação; analisar as concessões e suas conseqüências e fazer as anotações e observações que serão utilizadas numa próxima negociação.
Sobe
COMO NEGOCIAR COM EFICÁCIA
Podemos antever algumas ações a serem consideradas para que sejam eficazes os resultados das negociações. Eis algumas delas.
1 - Identificar antecipadamente fatores de relevância estratégica, adoção e implementação de novos modelos gerenciais; e a ocorrência de reivindicações sindicais.
2 - Estabelecer qual política de negociação adequada para cada possível necessidade emergente.
3 - Verificar com antecedência, as possibilidades de barganha.
4 - Fixar objetos claros e concisos, legitimamente viáveis.
5 - Formar uma equipe negociadora em cada segmento empresarial (venda, compra, etc.) permanentemente informada, treinada e tecnicamente equipada para enfrentar as demandas, sempre em consonância com os objetivos propostos.
Com estas ações, você e sua empresa estarão se preparando eficazmente para buscar, em suas negociações, os melhores resultados.
FRASES ÚTEIS DURANTE UMA NEGOCIAÇÃO
Por favor, corrija-me se eu estiver errado.
Reconheço o que você tem feito por mim. Mas o problema é...
Minha preocupação é em usar critérios justos.
Gostaria de resolver isso não com base no interesse pessoal ou poder, mas sim, nos princípios.
Deixe-me ver se entendo o que o Sr. está dizendo.
Deixe-me mostrar-lhe onde tenho dificuldade de acompanhar seu raciocínio.
Sobe
ALGUMAS DEFINIÇÕES
Concessões
Se, em essência, negociar é fazer concessões, nada mais importante do que saber a maneira correta e o momento oportuno para efetivá-las. Em primeiro lugar é preciso definir antecipadamente quais concessões que podem e as que não podem ser feitas, tomando-se como referência as conseqüências de cada uma.
Estratégias
Uma negociação não é propriamente uma guerra, mas o uso de estratégias e táticas nesse outro campo é uma possibilidade que não se pode desprezar. Entendemos por estratégia a arte de utilizar os recursos disponíveis, explorando condições favoráveis, para alcançar determinado objetivo. As táticas seriam os meios utilizados com esse fim.
As estratégias estão relacionadas basicamente, a três elementos valiosos em negociação: o tempo, a informação e o jogo do poder. Dentro desse triângulo existe uma quantidade ilimitada de "táticas", cuja aplicação conveniente deve estar condicionada a situações bem específicas.
Táticas de Negociação
Usa-se com freqüência a simulação de cenários ("imagine...") e também recorre-se a informações privilegiadas ("sob o ponto de vista técnico..."). São comuns as mudanças de perspectiva ("coloque-se no meu lugar"), a comparação de alternativas, o adiamento de decisões, a precipitação do desfecho ("é agora ou nunca"), o uso do elemento surpresa ou a fixação de limites.
Mas certas coisas não devem ser esquecidas. Por exemplo:
- Fazer o planejamento por escrito.
- Estar sempre preparado para uma situação de conflito.
- Negociar pensando no amanhã.
- Não esquecer a terceira Lei de Newton ("cada ação corresponde a uma reação em sentido contrário e com a mesma intensidade".
- Traçar antecipadamente um perfil do outro negociador.
- Saber que há sempre uma solução benéfica para ambas as partes;
- Desenvolver contra argumentos previamente.
- Não se intimidar com ofertas finais.
- Evitar negociar por telefone, pois poderá ser obrigado a tomar decisões rápidas.
- Partir do pressuposto de que as duas partes estão igualmente interessadas numa solução.
É preciso garantir o clima apropriado à negociação, evitando posturas que denotem rigidez, procurando tratar o outro negociador "de igual para igual", usando o mínimo de subterfúgios e o máximo de objetividade e buscando sempre a empatia. Sobe
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